Geschäftsreisen: Was im Hinblick auf Versicherungsschutz zu beachten ist

Die Deutschen sind ein regelrechtes Reisevolk, wenn es um Dienstreisen geht. Wir sind zwar nicht unbedingt Spitzenreiter, dennoch kam beispielsweise im Jahr 2019 eine beachtliche Zahl von rund 195 Millionen Reisen zusammen. Das geht zumindest aus einer aktuellen Aufstellung des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. hervor. Die allermeisten der Dienstreisenden bewegen sich dabei im Inland. Allerdings reist ein immer größer werdender Anteil auch ins Ausland, um Geschäftstermine wahrzunehmen. Dabei sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer gut abgesichert sein. Entsprechende Versicherungen sowie die Reisekosten werden üblicherweise vom Arbeitgeber getragen. 

Angestellte und die gesetzliche Unfallversicherung

Wer in Deutschland arbeitet und jeden Tag zu seinem festen Arbeitsplatz fährt, unternimmt bereits eine kleine Dienstreise. Unterwegs sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit der gesetzlichen Unfallversicherung abgesichert. Wer jedoch größere Umwege fährt, die nicht notwendig sind, fällt bereits aus dem Versicherungsschutz      raus. Gleiches gilt für die Mittagspause.

Ein funktionierender Versicherungsschutz ist also unter Umständen von der jeweiligen Situation abhängig, in der der Schaden gerade passiert. Das ist vor allem bei Geschäftsreisen sehr wichtig. Grundsätzlich gilt jedoch erst einmal: Das Unternehmen muss bei Reisen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür sorgen, dass sie ausreichend abgesichert sind. Das Unternehmen unterliegt einer sogenannten Fürsorgepflicht.

Bei Reisen gilt für Unternehmen die sogenannte Fürsorgepflicht

Diese Pflicht ist auf geschäftlichen Reisen wichtiger denn je, denn hier müssen ein paar weitere Faktoren mitbedacht werden. Laut Gesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet auch unterwegs folgende Punkte für seine Angestellten sicherzustellen:

• Das Unternehmen hat die Pflicht über die Arbeitsumstände und die Lebensbedingungen im Zielland bzw. am Zielort zu informieren. Der oder die Reisende muss wissen, auf was sie sich einlässt.
• Was die Krankenversorgung angeht, muss der Arbeitgeber eine Behandlung sicherstellen können, wie sie auch in Deutschland angeboten werden würde.
• Die Besitztümer der Angestellten müssen ausreichend abgesichert sein. Dazu gehört beispielsweise das Gepäck.
• Auf Reisen in Krisengebiete muss der körperliche Schutz gewährleistet werden.

Zudem ist es für Arbeitgeber wichtig zu wissen, dass Schäden an Dritten, die durch den oder die Reisende verursacht werden, ebenfalls mitgetragen werden müssen.

Welche Tätigkeiten sind versichert?

Je länger eine geschäftliche Reise dauert desto mehr private Aktivitäten werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wohl in der Zeit untergebracht. Schließlich besteht das Leben nicht nur aus Arbeit und gerade, wenn es sich um eine Reise ins Ausland handelt, wollen viele einfach neben der Arbeit die Kultur des Landes kennenlernen und den Aufenthalt genießen.

Das bedeutet jedoch, dass nicht der komplette Aufenthalt gleich versichert werden kann. Dabei ist es wichtig, dass sowohl Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber zwischen betrieblichen und privaten Tätigkeiten unterscheidet. Während beispielsweise das Gespräch mit Kunden abgesichert ist, sieht es beim Frühstück oder Mittagessen anders aus. Allerdings gilt es wohl zu unterscheiden zwischen Geschäftsessen und privater Mahlzeit.

Bei einer Entsendung ins Ausland 

Etwas komplizierter wird es bei einer Geschäftsreise, die ins Ausland geht. Im EU-Ausland und im Gebiet des europäischen Binnenmarkts wird dazu eine sogenannte Entsendebescheinigung – oder auch A1-Bescheinigung – von der Krankenkasse benötigt. Dabei geht es in erster Linie um den Sozialversicherungsschutz. Der soll mit dieser Bescheinigung nämlich nach deutschem Recht in den Zielländern weiterhin fortbestehen. Darin abgedeckt sind

• die Krankenversicherung,
• die Pflegeversicherung,
• die Arbeitslosenversicherung,
• die Rentenversicherung und
• die Unfallversicherung.

Egal wie lange die Geschäftsreise im Ausland dauert, die Entsendebescheinigung muss im Vorfeld beantragt werden. Ohne würde die Geschäftsreise nämlich als Schwarzarbeit gelten. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss die Bescheinigung unterwegs stets dabei haben. Sie gilt für maximal 24 Monate.

Zusätzliche Versicherung?

Mit der Entsendebescheinigung sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer also im Ausland sozialversichert. Allerdings bedeutet das nicht unbedingt, dass damit direkt alle Kosten gedeckt sind. Bestes Beispiel ist der Krankheitsfall: Die Krankenkasse trägt nämlich nur die Kosten für eine Behandlung bis zu der Höhe, die eine ähnliche Behandlung in Deutschland gekostet hätte. Den Rest müssen Arbeitgeber aus eigener Tasche draufzahlen.

Ähnlich wie bei Privatpersonen, können auch Unternehmen eine sogenannte Krankenzusatzversicherung abschließen, die mögliche Mehrkosten für die Behandlung ihrer Mitarbeiterin oder ihres Mitarbeiters übernimmt. Zudem kann es sich lohnen, wenn die Angestellten selbstständig eine zusätzliche Versicherung abschließen. Eine private Krankenzusatzversicherung kann nämlich bestimmte Lücken in der Leistung der gesetzlichen Krankenkassen schließen, worauf auch die Übersicht auf clark.de hinweist.

Daneben gibt es zusätzlich noch sogenannte Dienstreiseversicherungen. Sie sichern neben Krankheiten und Unfällen, die beispielsweise während der Freizeit entstehen können, auch gegen Diebstähle und gegen andere Eventualitäten ab. Allerdings bedeutet das nicht, dass die Entsendebescheinigung nicht benötigt wird.

Geschäftsreisen außerhalb der EU

Viele Geschäftsreisen begrenzen sich nicht ausschließlich auf die Länder der europäischen Union oder des europäischen Binnenmarktes. Für Reisen in außerhalb liegende Länder müssen Arbeitgeber die Versicherungsregelungen im Land genau unter die Lupe nehmen. Deutschland hat weltweit verschiedene Abkommen abgeschlossen, die sich jedoch oft voneinander unterscheiden.

Wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beispielsweise nach China entsandt, kann die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung über die Entsendebescheinigung geregelt werden. Bei der Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung müssen die Angestellten dann für die Dauer des Aufenthaltes in beiden Ländern versichert sein.

Bild: unsplash.com, © Artem Zhukov