Was man als Arbeitgeber bei Dienstreisen beachten muss

Wer seine Mitarbeiter regelmäßig auf Dienstreisen schicken muss, kennt sich mit den Rechten und Pflichten, die sowohl er als auch die Arbeitnehmer im Zuge einer solchen Reise haben, sicherlich bestens aus. Kommen solche betrieblichen Touren nur ab und an vor, kommt es jedoch oft zu Problemen bezüglich der Kosten. Wie man diese in Zukunft vermeiden kann, zeigt dieser Artikel.

Klare Regeln schaffen

Egal, ob Dienstreisen an der Tagesordnung sind oder nur in unregelmäßigen Abständen vorkommen: Als Arbeitgeber sollte man klare Regeln aufstellen und seinen Mitarbeitern an die Hand geben. Dazu rät Jobst-Hubertus Bauer, Mitglied des Arbeitsrechtsausschusses im Deutschen Anwaltverein (DAV). Ãœbermittelt man dieses Regelwerk per Mail oder als Aushang am schwarzen Brett an die Angestellten, ist es gültig und “auf jeden Fall für den Arbeitnehmer verbindlich”, so Bauer. Um eine breite Akzeptanz für die Regelungen zu schaffen, sollten die genauen Bestimmungen im  Vorfeld mit dem Betriebsrat abgestimmt werden.

Jeder muss Dienstreisen antreten

Ordnet ein Arbeitgeber eine betriebliche Reise an, so hat der Arbeitnehmer sie auch anzutreten, sofern sie im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit steht. Dafür ist keine gesonderte Klausel im Arbeitsvertrag nötig, denn für den Gesetzgeber liegt eine solche Reise in der Natur der Sache, ist also Teil des im Vertrag beschriebenen Berufsbilds. Eine grundsätzliche Befreiung von dieser Reisepflicht gibt es nicht. Selbst schwerbehinderte Mitarbeiter unterliegen ihr, wobei man als Arbeitgeber in diesem Fall wohl ohnehin eher darauf verzichtet.

Wie wird Reisezeit vergütet?

Diese Frage sorgt wohl für die meisten Komplikationen und Unwägbarkeiten, da der Gesetzgeber einigen wichtigen Aspekten keine klaren Regelungen vorsieht. Auch sie sollte deswegen unbedingt im Rahmen der betriebsinternen Dienstreiseverordnung geklärt werden.

Fährt der Arbeitnehmer mit dem Zug, so gilt die Reisezeit zunächst nicht als Arbeitszeit. Er kann während der Fahrt also lesen, Musik hören oder schlafen. Gemäß §611 und 612 BGB muss diese Reisezeit jedoch genauso vergütet werden wie reguläre Arbeitszeit. Soll der Mitarbeiter sie zum Arbeiten nutzen, so muss das vorher ausdrücklich angeordnet werden. Bei Fahrten mit dem Auto gibt es dieses Problem nicht, da die Fahrt dann als Arbeit gilt.

Beachten müssen Arbeitgeber auch, dass zwischen Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitengesetzes und zu vergütenden Arbeitszeiten unterschieden werden muss. Ist ein Mitarbeiter also acht Stunden im Zug unterwegs und kann diese Zeit frei nutzen, kann er danach länger als zwei Stunden arbeiten. Wie genau in einem solchen Fall verfahren wird, sollte aber ebenfalls im Rahmen einer Dienstreiseverordnung festgelegt werden.

Dauert die Reise länger als die reguläre Arbeitszeit, so ist sie in den meisten Fällen komplett als Arbeitszeit zu bezahlen. “In den meisten Fällen” deshalb, weil es auch hier keine grundsätzliche Regelung gibt. So ist einem höheren Angestellten, der in der Regel auch gut verdient, laut BGH eine zusätzliche Reisezeit von zwei Stunden zuzumuten. Da sich im Urteil auch die Worte “unter Umständen” finden, ist jedoch immer eine Einzelfallregelung zu treffen.

Spesenrichtlinien festlegen

Innerhalb der Dienstreiseverordnung sollte auch genauestens festgelegt werden, wie die Reisemodalitäten aussehen sollen. Darf der Arbeitgeber Business Class fliegen oder bei einer Zugfahrt in der ersten Klasse reisen? Welche Hotels kann er buchen? Wer hier keine klaren Regeln definiert, kann schnell erhebliche Mehrkosten haben, die es eigentlich in dieser Höhe nicht braucht. Sie können zwar im Rahmen der Steuererklärung als Betriebskosten abgeschrieben werden, sollen aber natürlich dennoch so gering wie möglich gehalten werden. Bei der genauen Abrechnung und Verbuchung von Reisekosten können Businessprogramme wie die Softwarelösungen des Freiburger Entwicklers Lexware helfen.

Abrechnung eines Dienstwagens

Stellt man seinen Mitarbeitern für die Reise einen Firmenwagen zur Verfügung, so gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung.

• Mit der Kilometerpauschale können 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden. Anders als bei der Pendlerpauschale gilt das für jeden gefahrenen Kilometer und nicht nur für Entfernungskilometer.
• Wird die Dienstwagennutzung mit Hilfe eines Fahrtenbuchs abgerechnet, so müssen Reisedatum, Ziel, Zweck und Entfernung bei jeder Fahrt dokumentiert werden.

Bei der Frage, welche Art der Abrechnung sinnvoller ist, kann der Steuerberater helfen, denn die Antwort ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Es empfiehlt sich, immer ein Fahrtenbuch zu führen, denn nur dann kann man am Ende des Jahres immer die günstigere Option wählen.

Fazit

Als Arbeitgeber hat man bei Dienstreisen relativ freie Hand, da die Gesetze in vielen Fragen lediglich einen Rahmen vorgeben, in dem man sich bewegen kann. Dennoch sollte es klare Regeln geben, die in Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung definiert werden.